Betriebskostenabrechnung Schritt für Schritt

Der komplette Leitfaden: Von der Hausverwaltungsabrechnung zur Mieterabrechnung. Für Eigentümer, die ihre erste Betriebskostenabrechnung erstellen.

Aktualisiert am 15. September 2026

Für wen ist diese Anleitung?

Sie besitzen eine vermietete Eigentumswohnung und haben von Ihrer Hausverwaltung die jährliche Hausgeldabrechnung erhalten. Jetzt müssen Sie daraus eine Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter erstellen. Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie das in Rentably funktioniert -- und erklärt dabei auch die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen.

Wichtig: Die Betriebskostenabrechnung in Rentably bezieht sich auf die sogenannten kalten Betriebskosten -- also alle umlagefähigen Nebenkosten ohne Heizung und Warmwasser. Die Heizkostenabrechnung erhalten Sie separat von Ihrem Messdienstleister (z.B. ista, Techem oder Brunata). Mehr dazu finden Sie am Ende dieser Anleitung.

Gesetzliche Grundlagen -- kurz erklärt

Bevor Sie loslegen, sollten Sie die wichtigsten Regeln kennen. Keine Sorge -- es ist weniger kompliziert als es klingt.

Was sind Betriebskosten?

Betriebskosten sind die laufenden Kosten, die durch den Gebrauch eines Gebäudes entstehen. Welche Kosten auf Mieter umgelegt werden dürfen, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Dort sind in § 2 insgesamt 17 Kostenarten aufgelistet, darunter z.B. Grundsteuer, Wasserversorgung, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung und Gartenpflege.

Voraussetzung: Vereinbarung im Mietvertrag

Sie dürfen Betriebskosten nur dann auf Ihren Mieter umlegen, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist. Die meisten Mietverträge enthalten eine Formulierung wie: „Die Betriebskosten gemäß § 2 Betriebskostenverordnung werden auf den Mieter umgelegt."

Fehlt eine solche Vereinbarung im Mietvertrag, dürfen Sie keine Betriebskosten umlegen -- selbst wenn Ihr Mieter monatliche Vorauszahlungen leistet!

Die Abrechnungsfrist -- 12 Monate

Nach § 556 Abs. 3 BGB müssen Sie die Betriebskostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums an Ihren Mieter übermitteln. Beispiel: Die Abrechnung für das Jahr 2025 muss bis zum 31.12.2026 beim Mieter sein.

Frist verpasst? Wenn Sie die Abrechnungsfrist versäumen, können Sie keine Nachforderungen mehr geltend machen. Ein Guthaben des Mieters müssen Sie aber trotzdem auszahlen. Rentably zeigt Ihnen die Frist direkt im ersten Schritt des Assistenten an.

Was Sie vor dem Start brauchen

Bevor Sie mit der Abrechnung beginnen, legen Sie folgende Unterlagen bereit und stellen Sie sicher, dass alles in Rentably eingerichtet ist:

In Rentably muss vorhanden sein:

Ihr Objekt (die Immobilie, zu der die Wohnung gehört) -- mit korrekter Adresse und Gesamtwohnfläche
Die Einheit (Ihre vermietete Wohnung) -- mit der Wohnfläche der Wohnung
Der Mieter mit einem aktiven Mietvertrag für den Abrechnungszeitraum

Falls Sie diese Daten noch nicht angelegt haben, finden Sie Anleitungen dazu im Benutzerhandbuch unter Objekte anlegen und Mieter anlegen.

Diese Unterlagen brauchen Sie griffbereit:

Hausgeldabrechnung (Jahresabrechnung) Ihrer Hausverwaltung -- das ist das mehrseitige Dokument, das Sie jährlich von der Verwaltung Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) erhalten
Grundsteuerbescheid -- kommt vom Finanzamt, nicht von der Hausverwaltung
Heizkostenabrechnung -- kommt vom Messdienstleister (ista, Techem, Brunata o.ä.), nicht von der Hausverwaltung

Schritt 1: Objekt, Einheit und Abrechnungsjahr wählen

Öffnen Sie in Rentably den Bereich Abrechnungen und klicken Sie auf Neue Abrechnung. Im ersten Schritt wählen Sie:

Immobilie auswählen

Wählen Sie das Objekt aus, zu dem Ihre vermietete Wohnung gehört. Wenn Sie nur eine Immobilie verwalten, ist diese bereits vorausgewählt.

Einheit auswählen

Wählen Sie die Einheit (Wohnung), für die Sie die Abrechnung erstellen. Hat Ihr Objekt nur eine Einheit, wird diese automatisch ausgewählt. Mieterdaten und Wohnfläche werden aus der gewählten Einheit übernommen.

Abrechnungsjahr wählen

Wählen Sie das Jahr, für das Sie abrechnen möchten -- üblicherweise das Vorjahr. Rentably zeigt Ihnen direkt die Abrechnungsfrist an.

Vorlage aus dem Vorjahr: Wenn Sie schon einmal eine Abrechnung für dieses Objekt erstellt haben, bietet Ihnen Rentably an, die Einstellungen als Vorlage zu übernehmen. Das spart im nächsten Schritt viel Arbeit, weil alle Kostenarten und Umlageschlüssel schon vorausgefüllt sind.

Schritt 2: Verteilungsgrundlagen prüfen

Bevor Sie die einzelnen Kosten eintragen, zeigt Ihnen Rentably die Verteilungsgrundlagen. Diese Werte bestimmen, wie die Gesamtkosten auf Ihren Mieter aufgeteilt werden.

Feld	Bedeutung	Wo finden Sie den Wert?
Wohnfläche Einheit	Fläche Ihrer vermieteten Wohnung in m²	Mietvertrag oder Teilungserklärung
Wohnfläche Gesamt	Gesamtwohnfläche aller Wohnungen im Haus	Hausverwaltungsabrechnung oder Teilungserklärung
Personenzahl Einheit	Anzahl der Personen in Ihrer Wohnung	Angabe Ihres Mieters
Personenzahl Gesamt	Gesamtpersonenzahl im Haus	Hausverwaltung anfragen
Wohneinheiten Gesamt	Anzahl aller Wohneinheiten im Haus	Hausverwaltungsabrechnung
MEA Einheit	Ihr Miteigentumsanteil	Teilungserklärung oder Hausverwaltungsabrechnung
MEA Gesamt	Summe aller Miteigentumsanteile	Teilungserklärung oder Hausverwaltungsabrechnung

Tipp: Wenn Sie Ihre Stammdaten in Rentably gepflegt haben, sind die meisten Werte bereits vorausgefüllt. Klicken Sie auf „Aus Stammdaten laden", um die Werte zu aktualisieren.

Schritt 3: Kosten aus der Hausverwaltungsabrechnung eintragen

Jetzt kommt der wichtigste Teil: Sie übertragen die umlagefähigen Kosten aus Ihrer Hausverwaltungsabrechnung in Rentably. Nicht alle Kosten auf der Abrechnung dürfen auf den Mieter umgelegt werden!

So lesen Sie Ihre Hausverwaltungsabrechnung

Eine typische Hausverwaltungsabrechnung ist in mehrere Bereiche gegliedert. Hier ein Beispiel basierend auf einer echten Abrechnung:

Praxisbeispiel: Aufbau einer Hausverwaltungsabrechnung

Seite 1 -- Zusammenfassung: Zeigt die Gesamtsumme (Abrechnungssumme), aufgeteilt in Bewirtschaftungskosten und Erhaltungsrücklage, und die Abrechnungsspitze (Nachzahlung oder Guthaben gegenüber dem monatlichen Hausgeld).

Seite 2 -- Einzelabrechnung, Teil I: Umlagefähige Kosten: Die Positionen, die Sie auf Ihren Mieter umlegen dürfen. Typische Bezeichnungen: Versicherungen, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Hausmeisterkosten, Hausreinigung, Hausbeleuchtung, Gartenpflege, Aufzug, Winterdienst.

Seite 3 -- Einzelabrechnung, Teil II: Nicht umlagefähige Kosten: Diese Positionen tragen Sie NICHT ein! Typisch: Reparaturen/Instandhaltung, Verwaltergebühren, Bankgebühren, Rechtsstreitigkeiten, Versicherungsschäden.

Seite 4 -- Erhaltungsrücklage: Die Rücklage für zukünftige Reparaturen. Wird NICHT umgelegt.

Seite 5/6 -- § 35a Bescheinigung: Die Aufstellung der steuerlich absetzbaren Anteile (haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen).

Welche Kosten sind umlagefähig -- und welche nicht?

Die folgende Tabelle zeigt Ihnen anhand eines Praxisbeispiels, welche Positionen von der Hausverwaltungsabrechnung in Rentably eingetragen werden und welche nicht:

Umlagefähige Kosten (eintragen)

Position auf der HV-Abrechnung	Eintragen als	Beispielbetrag	Umlageschlüssel
Versicherungen	Gebäudeversicherung	397,58 EUR	Wohnfläche oder MEA
Müllabfuhr / Papier / Recycling	Müllbeseitigung	274,98 EUR	Wohnfläche oder MEA
Straßenreinigung	Straßenreinigung	32,51 EUR	Wohnfläche oder MEA
Hausmeisterkosten	Hauswart	297,38 EUR	Wohnfläche oder MEA
Hausreinigung	Gebäudereinigung	318,23 EUR	Wohnfläche oder MEA
Niederschlagswasser	Entwässerung/Abwasser	21,20 EUR	Wohnfläche oder MEA
Hausbeleuchtung	Beleuchtung (Allgemeinstrom)	10,73 EUR	Wohnfläche oder MEA
Wartung Gegensprechanlage	Wartung technische Anlagen	6,45 EUR	Wohnfläche oder MEA
Wartung Elektroanlage	Wartung technische Anlagen	6,45 EUR	Wohnfläche oder MEA
Wartung RWA / Rauchwarnmelder	Rauchwarnmelderwartung	6,45 EUR	Wohnfläche oder MEA
Wartung Türen	Wartung technische Anlagen	26,01 EUR	Wohnfläche oder MEA
Gartenpflege	Gartenpflege	127,57 EUR	Wohnfläche oder MEA
Aufzug Gesamtkosten	Aufzug	437,78 EUR	Wohnfläche oder MEA
Sonstige umlagefähige Kosten	Sonstige Betriebskosten	32,59 EUR	Wohnfläche oder MEA
Winterdienst	Winterdienst	63,35 EUR	Wohnfläche oder MEA
Summe umlagefähig		2.059,26 EUR

Nicht umlagefähige Kosten (NICHT eintragen)

Position auf der HV-Abrechnung	Warum nicht umlagefähig?
Reparaturen / Instandhaltung	Sind keine laufenden Betriebskosten, sondern Erhaltungsaufwand (§ 1 Abs. 2 BetrKV)
Verwaltergebühren	Verwaltungskosten sind ausdrücklich ausgeschlossen (§ 1 Abs. 2 BetrKV)
Bankgebühren	Fallen unter Verwaltungskosten
Rechtsstreitigkeiten	Keine Betriebskosten -- das sind Kosten des Eigentümers
Versicherungsschäden	Schadensregulierung ist keine laufende Betriebskostenposition
Direkte Kosten Eigentümer	Individuelle Eigentümerkosten, nicht umlagefähig
Erhaltungsrücklage	Die Rücklage dient der Instandhaltung und ist ausdrücklich nicht umlagefähig
Sonstige nicht umlagefähige Kosten	Die Hausverwaltung kennzeichnet diese bereits als nicht umlagefähig

Wichtig: Tragen Sie wirklich nur die umlagefähigen Kosten ein. Wenn Sie nicht umlagefähige Kosten (z.B. Verwaltungskosten oder Reparaturen) auf den Mieter umlegen, hat er das Recht, diese Positionen zu beanstanden. Die Abrechnung kann dadurch unwirksam werden.

Tipp: Betrag richtig ablesen. Auf Ihrer Hausverwaltungsabrechnung gibt es pro Position zwei Beträge -- die Gesamtkosten des Hauses und Ihren persönlichen Anteil (berechnet nach Ihrem Miteigentumsanteil). Tragen Sie in Rentably den Gesamtbetrag des Hauses ein, wenn Sie den Umlageschlüssel „Wohnfläche" oder „MEA" nutzen. Rentably berechnet dann den Mieteranteil automatisch anhand der Verteilungsgrundlagen. Alternativ können Sie auch Ihren persönlichen Anteil eintragen und den Umlageschlüssel auf „Direktumlage" setzen -- dann wird genau dieser Betrag dem Mieter zugeordnet.

Schritt 4: Grundsteuer eintragen

Die Grundsteuer ist eine Besonderheit: Sie steht nicht auf der Hausverwaltungsabrechnung, sondern kommt direkt vom Finanzamt. Sie erhalten den Grundsteuerbescheid per Post.

Grundsteuerbescheid heraussuchen

Suchen Sie Ihren aktuellen Grundsteuerbescheid. Darauf steht der jährliche Betrag für Ihre Einheit.

In Rentably eintragen

Tragen Sie den Betrag unter der Kostenart „Grundsteuer" ein. Wählen Sie als Umlageschlüssel „Direktumlage", wenn der Bescheid sich nur auf Ihre Einheit bezieht -- dann wird der volle Betrag dem Mieter zugeordnet.

Bei Eigentumswohnungen: Der Grundsteuerbescheid bezieht sich in der Regel auf Ihre einzelne Wohnung (nicht auf das gesamte Haus). In diesem Fall ist „Direktumlage" der richtige Umlageschlüssel. Bezieht sich der Bescheid auf das Gesamtgebäude, wählen Sie stattdessen „MEA" oder „Wohnfläche".

Schritt 5: Umlageschlüssel verstehen und wählen

Der Umlageschlüssel bestimmt, wie die Gesamtkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. In Rentably stehen Ihnen folgende Schlüssel zur Verfügung:

Umlageschlüssel	Bedeutung	Wann verwenden?
Wohnfläche (m²)	Kosten werden nach dem Verhältnis der Wohnfläche verteilt	Standardschlüssel -- im Zweifel immer richtig
Personenzahl	Verteilung nach Anzahl der Bewohner	Sinnvoll bei z.B. Wasserkosten, Müllabfuhr
Wohneinheiten	Gleichmäßige Verteilung auf alle Einheiten	Selten verwendet, z.B. bei Kabelanschluss
MEA (Miteigentumsanteil)	Verteilung nach Miteigentumsanteilen aus der Teilungserklärung	Wenn Ihre HV-Abrechnung nach MEA verteilt
Direktumlage	Der eingetragene Betrag geht 1:1 an den Mieter	Grundsteuer (Einzelbescheid), Rauchwarnmelder in der Wohnung
lt. Verbrauchsabrechnung	Betrag aus einer externen Verbrauchsabrechnung	Wasser mit eigenem Zähler

Faustregel: Wenn Sie unsicher sind, welchen Schlüssel Sie wählen sollen, nehmen Sie Wohnfläche. Das ist der häufigste und rechtlich sicherste Schlüssel. Wenn Ihre Hausverwaltung nach MEA (Miteigentumsanteilen) abrechnet, können Sie auch diesen Schlüssel verwenden.

Schritt 6: § 35a EStG -- Steuervorteile für Ihren Mieter

Ihr Mieter kann bestimmte Betriebskosten in seiner Steuererklärung als haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen geltend machen (§ 35a Einkommensteuergesetz). Rentably markiert die gängigen Kostenarten bereits automatisch.

Welche Kosten fallen unter § 35a?

Haushaltsnahe Dienstleistungen (§ 35a Abs. 2): Gebäudereinigung, Gartenpflege, Winterdienst, Hauswart (Dienstleistungsanteil)

Handwerkerleistungen (§ 35a Abs. 3): Wartung von Aufzug, Heizung, Elektroanlage, Rauchwarnmeldern, Türen und sonstigen technischen Anlagen

Nicht § 35a-fähig: Grundsteuer, Versicherungen, Müllabfuhr (öffentliche Gebühren), Straßenreinigung (öffentliche Gebühren)

Rentably weist die § 35a-Beträge automatisch auf der fertigen Abrechnung aus. Die Voreinstellungen sind unverbindliche Vorschläge -- im Zweifel schauen Sie auf die § 35a-Bescheinigung Ihrer Hausverwaltung, dort sind die genauen Beträge aufgeführt.

Schritt 7: Ausgaben automatisch übernehmen (optional)

Wenn Sie im Laufe des Jahres Kosten bereits als Ausgaben in Rentably erfasst haben (z.B. Grundsteuer, Versicherungsbeiträge), können Sie diese mit einem Klick auf „Ausgaben übernehmen" direkt in die Abrechnung importieren. Das spart doppelte Eingabe und verknüpft die Positionen.

Schritt 8: Abrechnung als Vorlage speichern

Bevor Sie zum nächsten Schritt gehen, können Sie Ihre Einstellungen als Vorlage speichern. Beim nächsten Mal werden alle Kostenarten, Umlageschlüssel und Verteilungsgrundlagen vorausgefüllt -- Sie müssen dann nur noch die neuen Beträge eintragen.

Schritt 9: Probeabrechnung prüfen und fertigstellen

Im letzten Schritt zeigt Ihnen Rentably eine Zusammenfassung:

Kostenanteil -- der Anteil Ihres Mieters an den Gesamtkosten
Vorauszahlungen -- die monatlichen Nebenkostenvorauszahlungen, die Ihr Mieter im Abrechnungsjahr geleistet hat
Ergebnis -- Nachzahlung (Mieter zahlt drauf) oder Guthaben (Mieter bekommt Geld zurück)

Ergebnis prüfen

Stimmt der Kostenanteil ungefähr mit Ihren Erwartungen überein? Prüfen Sie, ob die Vorauszahlungen korrekt erfasst sind.

Bankverbindung prüfen

Wenn eine Nachzahlung entsteht, sollte Ihre Bankverbindung hinterlegt sein, damit sie auf der Abrechnung erscheint. Sie können dies in Ihren Profileinstellungen nachholen.

Abrechnung fertigstellen

Klicken Sie auf „Abrechnung fertigstellen". Die Abrechnung wird gespeichert und kann als PDF exportiert werden. Eine eventuell entstandene Nachzahlung wird automatisch als offener Posten im Bereich Mieteingänge angelegt.

Heizkostenabrechnung -- wichtiger Hinweis

Die Heiz- und Warmwasserkosten werden nicht über die Betriebskostenabrechnung in Rentably abgerechnet. Dafür gibt es einen wichtigen Grund:

Nach der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) müssen Heizkosten zu mindestens 50 % nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden. Die restlichen 30--50 % werden nach Wohnfläche verteilt. Diese verbrauchsabhängige Abrechnung erfordert den Einsatz von Messgeräten und wird in der Regel von einem spezialisierten Messdienstleister (ista, Techem, Brunata u.a.) durchgeführt.

Was müssen Sie tun?

Sie erhalten die Heizkostenabrechnung als separates Dokument vom Messdienstleister
Senden Sie diese zusammen mit der Betriebskostenabrechnung an Ihren Mieter
Auf Ihrer Hausverwaltungsabrechnung tauchen Heiz-/Wasserkosten zwar auf (in unserem Beispiel 1.881,19 EUR), aber diese Position wird bereits über die separate Heizkostenabrechnung abgedeckt -- tragen Sie sie daher nicht nochmal in Rentably ein

Seit 2024 gilt außerdem: Die CO2-Kosten aus dem Brennstoffverbrauch müssen zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt werden (CO2-Kostenaufteilungsgesetz). Die Aufteilung richtet sich nach der Energieeffizienz des Gebäudes. Ihr Messdienstleister berücksichtigt dies in der Heizkostenabrechnung.

Häufige Fehler vermeiden

Verwaltungskosten oder Instandhaltung umgelegt

Verwaltungskosten (z.B. Verwaltergebühren) und Instandhaltungsrücklagen sind nicht umlagefähig. Achten Sie auf den Bereich „nicht umlagefähige Kosten" in Ihrer HV-Abrechnung.

Abrechnungsfrist versäumt

Die Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen. Danach verfallen Ihre Nachforderungen. Rentably zeigt die Frist im ersten Schritt an.

Grundsteuer vergessen

Die Grundsteuer steht nicht in der HV-Abrechnung -- sie kommt direkt vom Finanzamt. Vergessen Sie nicht, diese als eigene Position einzutragen.

Heizkostenabrechnung vergessen

Die Heizkostenabrechnung muss dem Mieter separat zugestellt werden. Vergessen Sie nicht, diese zusammen mit der Betriebskostenabrechnung zu versenden.

Falschen Umlageschlüssel gewählt

Im Zweifel: Wohnfläche ist fast immer richtig. Direktumlage nur bei Positionen verwenden, die sich nur auf Ihre Einheit beziehen (z.B. Grundsteuer).

Vorauszahlungen nicht korrekt erfasst

Prüfen Sie, ob die monatlichen Vorauszahlungen Ihres Mieters korrekt im Mietvertrag hinterlegt sind. Fehlerhafte Vorauszahlungen verfälschen das Ergebnis (Nachzahlung oder Guthaben).

Zusammenfassung: Checkliste

Objekt, Einheit und Mieter in Rentably angelegt
Hausverwaltungsabrechnung, Grundsteuerbescheid und Heizkostenabrechnung bereitgelegt
Abrechnungsassistent gestartet: Objekt, Einheit und Jahr gewählt
Verteilungsgrundlagen geprüft (Wohnfläche, MEA, Personenzahl)
Nur umlagefähige Kosten aus der HV-Abrechnung eingetragen
Grundsteuer separat eingetragen (Direktumlage)
Umlageschlüssel und § 35a-Markierungen geprüft
Probeabrechnung kontrolliert
Abrechnung fertiggestellt und als PDF exportiert
Heizkostenabrechnung separat dem Mieter zugestellt

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